Werknemers die naar hun werk reizen met het openbaar vervoer, zoals de trein, kunnen in bepaalde gevallen reiskostenvergoeding ontvangen die belastingvrij zijn. Dit is een belangrijk onderwerp voor zowel werknemers als werkgevers, omdat het zowel financiële voordelen biedt als administratieve verantwoordelijkheden met zich meebrengt. In dit artikel wordt uitgelegd hoe reiskostenvergoeding voor treinreizen naar werk werkt, wat de voorwaarden zijn en wat de belastingregels zijn volgens de Belastingdienst.
Wat is reiskostenvergoeding voor treinreizen?
Reiskostenvergoeding voor treinreizen naar werk is een bedrag dat een werkgever betaalt aan een werknemer om gemaakte reiskosten te vergoeden. Bij treinreizen wordt vaak het bedrag van het (retour)treinkaartje of andere bewijzen van reiskosten gebruikt als basis voor de vergoeding. Dit geldt voor zowel werkelijk gemaakte kosten als een vastgesteld bedrag per kilometer. De vergoeding kan volledig belastingvrij zijn, mits de voorwaarden zijn vervuld.
Belastingvrij of belast?
Volgens de Belastingdienst is er een limiet op hoeveel reiskostenvergoeding belastingvrij kan worden gegeven. Voor 2025 geldt dit maximum:
- € 0,23 per kilometer.
Als een werkgever een bedrag van € 0,23 per kilometer of minder vergoedt, is dit belastingvrij. Dit geldt bijvoorbeeld voor vergoedingen via het woon-werkverkeer. Als de vergoeding hoger is dan € 0,23 per kilometer, dan wordt het deel boven de € 0,23 als loon belast. Het is belangrijk dat werkgevers en werknemers dit onderscheid goed begrijpen, om eventuele belastingproblemen te voorkomen.
Wanneer is reiskostenvergoeding belastingvrij?
Reiskostenvergoeding is belastingvrij wanneer het volgende geldt:
- De reis is zakelijk van aard, zoals woon-werkverkeer.
- De vergoeding is beperkt tot het maximum van € 0,23 per kilometer.
- De vergoeding is verband houdend met de werkelijke reiskosten.
- Er is bewijs van gemaakte reiskosten, zoals treinkaartjes of digitale overzichten.
Werkgevers moeten administratief aantonen dat de reiskostenvergoeding is gericht op zakelijke reizen. Dit betekent dat er een declaratieformulier moet zijn ingevuld en bewijs van de gemaakte reiskosten moet worden bijgehouden.
Reiskostenvergoeding en ov-abonnementen
Een gerichte vrijstelling geldt voor ov-abonnementen. Werkgevers kunnen ov-abonnementen aanbieden aan werknemers, zolang deze worden gebruikt voor zakelijke reizen. Dit maakt het mogelijk om NS Traject Vrij-abonnementen of andere ov-abonnementen belastingvrij aan te bieden. Het is niet van belang in welke vorm het abonnement wordt aangeboden, zolang de zakelijke gebruiking duidelijk is.
Administratieve vereisten
Werkgevers die reiskostenvergoeding willen vergoeden voor treinreizen naar werk, moeten dit goed bijhouden in hun salarisadministratie. Het is verplicht om aantonen dat de vergoeding verband houdt met zakelijke reizen. Dit kan door:
- Werknemers een declaratieformulier te laten invullen.
- Digitale kopieën van tickets of transactieoverzichten op te slaan.
- Bewijs te leveren van gemaakte reiskosten.
Werknemers die gebruik maken van ov-abonnementen hoeven geen aparte bewijsstukken in te leveren, mits de abonnementen zijn gericht op zakelijke reizen.
Reiskostenvergoeding en carpoolen
Carpoolen, ofwel meerdere werknemers samen reizen naar werk, biedt ook mogelijkheden voor reiskostenvergoeding. Er zijn twee manieren waarop dit kan worden geregeld:
Werkgever regelt de carpool. In dit geval maakt een werknemer afspraken om andere collega’s op te halen. De werknemer krijgt € 0,23 per kilometer vergoed, inclusief de kilometers die nodig zijn om de anderen op te halen. De meerijders ontvangen geen vergoeding omdat het vervoer is geregeld door de werkgever.
Werknemers regelen de carpool zelf. In dit geval ontvangen alle betrokken werknemers € 0,23 per kilometer.
Carpoolen kan zowel financieel als milieutechnisch voordelig zijn. Het is echter belangrijk dat de administratie correct is bijgehouden, zodat er geen belastingproblemen ontstaan.
Reiskostenvergoeding bij woon-werkverkeer
Bij woon-werkverkeer kunnen werknemers meerdere ritten per dag maken, bijvoorbeeld bij gebroken diensten. In dergelijke gevallen kunnen de reiskostenvergoedingen meerdere keren per dag worden aangerekend. Het is dan belangrijk dat de werknemers bewijs leveren van de gemaakte reizen.
Wanneer een werknemer een ov-kaart of auto van de werkgever gebruikt, hoeft de werkgever geen reiskostenvergoeding te betalen. In dat geval maakt de werknemer namelijk geen eigen reiskosten.
Reiskostenvergoeding voor zakelijke reizen
Voor zakelijke reizen, zoals reizen naar klanten of zakelijke afspraken, is reiskostenvergoeding vrijwel altijd gebruikelijk. Deze vergoedingen zijn vaak hoger dan voor woon-werkverkeer, omdat de reizen buiten de reguliere werkplek plaatsvinden. Ook bij zakelijke reizen gelden de regels van € 0,23 per kilometer. Werkgevers moeten het bedrag boven deze limiet als loon belasten.
Zelfstandigen die regelmatig met de trein reizen voor zakelijke doeleinden, kunnen deze kosten volledig aftrekken. Dit geldt voor zowel de inkomstenbelasting als de btw-aangifte. Het is belangrijk dat zzp’ers deze kosten nauwkeurig bijhouden en correct verwerken in hun boekhouding.
Wanneer krijg je reiskostenvergoeding?
Reiskostenvergoeding krijg je wanneer:
- De vergoeding is gericht op zakelijke reizen, zoals woon-werkverkeer of zakelijke afspraken.
- De vergoeding is beperkt tot € 0,23 per kilometer.
- Er is bewijs van gemaakte reiskosten.
- De vergoeding is verband houdend met de werkelijke gemaakte reizen.
Het is belangrijk dat er een duidelijke afspraak is tussen werknemer en werkgever over hoe reiskostenvergoeding wordt geregeld. Deze afspraak kan worden bepaald door het arbeidscontract of de cao.
Conclusie
Reiskostenvergoeding voor treinreizen naar werk is een belangrijk onderwerp voor zowel werknemers als werkgevers. Het biedt financiële voordelen, mits de voorwaarden zijn vervuld. Het is essentieel dat zowel de werkgever als de werknemer de regels van de Belastingdienst goed begrijpen, om eventuele belastingproblemen te voorkomen. Door administratief correct te handelen en duidelijke afspraken te maken, kunnen reiskostenvergoedingen zowel belastingvrij zijn als het vervoer van werknemers ondersteunen.