Sweets en feestvermaak in Zwolle: Lokale tips voor een feestelijke reis
september 27, 2025
Het overlijden van een medewerker, bestuurder of andere betrokkene van een instelling of organisatie vraagt om een zorgvuldig en respectvolle aanpak. In Zwolle en de regio Overijssel zijn er duidelijke richtlijnen opgesteld voor het protocol bij overlijden. Deze richtlijnen zijn bedoeld om zowel de nabestaanden als de organisatie te ondersteunen bij het verwerken van het verlies, het uitvoeren van administratieve taken en het organiseren van condoleances en officiële communicatie.
In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de protocollering en handhaving bij overlijden in het kader van een organisatie zoals de provincie Overijssel, met specifieke aandacht voor de procedures bij het overlijden van medewerkers of bestuurders. De betreffende informatie is gebaseerd op interne regelgeving, draaiboeken en communicatieprotocollen zoals verwerkt in de lokale regelgeving en interne documentatie van de organisatie.
Procedure bij overlijden van een medewerker of bestuurder
Bij het overlijden van een medewerker of bestuurder is het hoofd van de betreffende eenheid verantwoordelijk voor het initiatief en de uitvoering van de eerste stappen. De volgende acties worden in dit kader uitgevoerd:
- Informatieverspreiding: Het hoofd van de eenheid informeert de leidinggevende, de directie en het college van bestuur (GS) zodra een overlijdensbericht binnenkomt.
- Contact met nabestaanden: Het hoofd van de eenheid belt de nabestaanden, indien mogelijk nog op dezelfde dag.
- Condoleancecommunicatie: Een condoleancebrief wordt opgesteld en verstuurd naar de nabestaanden. Deze brief moet officieel zijn en worden ondertekend met natte handtekening.
- Overlijdensbericht in het intranet: Wanneer gewenst, wordt een overlijdensbericht op het intranet geplaatst met een foto van de overledene. Deze foto wordt ook gebruikt in het condoleanceregister.
- Graftak: Bij overleg met de eenheid wordt een graftak besteld bij een bloemist. De graftak is voorzien van een lint met de opdruk "Provinciaal bestuur van Overijssel" en kost maximaal € 115,--.
- Vlagprotocol: Op de dag van de uitvaart of crematie wordt de vlag halfstok gehangen op het provinciehuis en eventueel op het rayonkantoor indien het betreft een buitendienstmedewerker. Dit gebeurt enkel op instemming van de CdK of directie.
Overlijdensadvertenties en condoleances
De communicatie met externe partijen en de openbare aankondiging van het overlijden vinden hun weerslag in het plaatsen van een rouwadvertentie. Voor het opstellen en plaatsen van een advertentie gelden de volgende richtlijnen:
- Plaatsing: De advertentie wordt geplaatst in een regionale krant, waarbij de keuze voor de krant bepaald wordt door de regio waar de overledene functionele contacten had of waar de overledene woonachtig was.
- Landelijke aankondiging: Indien de overledene landelijke bekendheid had, kan overwogen worden om een advertentie in een landelijke krant te plaatsen. De financiële verantwoordelijkheid voor deze advertentie ligt bij het ambtelijk mandaat van het hoofd van de eenheid.
- Overstemming: De tekst van de advertentie moet per e-mail aan de CdK en de directeur worden voorgelegd voor goedkeuring. Vervolgens wordt de advertentie gemaild naar een specifieke postbus voor advertentie-opdrachten.
- Synchronisatie: De advertentie wordt zo mogelijk op dezelfde dag geplaatst als de advertentie van de nabestaanden. In ieder geval niet eerder.
Bij het opstellen van een rouwadvertentie kunnen externe diensten worden ingeschakeld. Websites zoals Mensenlinq.nl bieden faciliteiten om een rouwadvertentie eenvoudig op te stellen en te plaatsen in meerdere kranten. Op deze manier kunnen zowel landelijke als regionale kranten worden bereikt, afhankelijk van de wensen van de nabestaanden en de aard van de overledene.
Condoleanceregister en praktische organisatie
Het condoleanceregister is een belangrijk element in het protocol bij overlijden. Het register wordt opgesteld en beheerd door de P&O-adviseur in samenwerking met het hoofd van de eenheid. De organisatie en inhoud van het register zijn als volgt:
- Plaatsing: Het condoleanceregister wordt opgesteld in de hal van het provinciehuis, bij de receptie. Er wordt een aparte tafel ingericht met een foto van de overledene en enkele waxinelichtjes.
- Overdracht: Het condoleanceregister wordt op een later moment aan de nabestaanden overhandigd.
- Administratie: Het condoleanceregister en de condoleancebrief worden gecombineerd als een officiële actie van het bestuur.
Daarnaast wordt er voor gezorgd dat collega's in de gelegenheid worden gesteld de uitvaart of crematieplechtigheid bij te wonen. Dit is een belangrijke stap in het condoleanceprotocol, waarbij zowel emotionele als sociale aandachtspunten centraal staan.
Financiële aandachtspunten en nabestaandenuitkeringen
Het overlijden van een medewerker of bestuurder heeft ook financiële gevolgen, zowel voor de nabestaanden als voor de organisatie. De volgende aspecten zijn van betekenis:
- Uitkering: Medewerkers en bestuurders zijn in bepaalde gevallen recht op drie maanden netto salaris of vergoeding. Deze uitkering is fiscaal belast. Voor Statenleden, gedeputeerden en commissieleden is deze regel toepasbaar op grond van de Verordening rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden 2015.
- Nabestaandenuitkering: Aan de voorwaarden voldoende nabestaanden kunnen een uitkering aanvragen op basis van de Algemene nabestaandenwet (ANW). Meer informatie over deze uitkering is te vinden op SVB.nl of via ABP.
- Administratieve afronding: De formele beëindiging van het dienstverband en administratieve afronding worden geregeld via het SSC (Secretariaat Samenwerking Collega’s). Een conceptbrief wordt opgesteld en onderhanden genomen met de P&O-adviseur.
Aandachtspunten bij overlijden van een buitendienstmedewerker
In geval van overlijden van een medewerker die in een buitendienst werkt, zijn er aanvullende aandachtspunten. Deze aandachtspunten omvatten:
- Communicatie met rayonkantoren: Het hoofd van de eenheid informeert het rayonkantoor over het vlagprotocol en andere praktische aandachtspunten.
- Administratieve handhaving: De administratie wordt afgerond via het SSC, in samenwerking met de betrokken P&O-adviseur.
Algemene aandachtspunten en verantwoordelijkheden
Bij het overlijden van een betrokkene – ongeacht de functie – zijn er algemene aandachtspunten die van toepassing zijn:
- Signalering: Wanneer een overlijdensbericht binnenkomt via andere kanalen dan het reguliere communicatiekanaal, moet dit actief worden afgesproken met het bestuur.
- Condoleancebrief: De condoleancebrief is altijd een officiële brief van het bestuur, met natte handtekening. Naast deze brief is er ook de mogelijkheid om een persoonlijke brief te schrijven.
- Veiligheid: Bij de inrichting van het condoleanceregister in de hal van het provinciehuis wordt gelet op veiligheid. In plaats van een kaars wordt gebruik gemaakt van waxinelichtjes.
Conclusie
Het overlijden van een medewerker, bestuurder of andere betrokkene vraagt om een goed doordachte en respectvolle aanpak. In de regio Zwolle en Overijssel zijn er duidelijke protocollen en richtlijnen opgesteld die deze procedure ondersteunen. Deze protocollen omvatten zowel praktische stappen zoals het plaatsen van een overlijdensadvertentie en het organiseren van een condoleanceregister, als administratieve aandachtspunten zoals uitkeringen en het afronden van het dienstverband.
Het protocol bij overlijden is opgesteld om zowel de nabestaanden als de organisatie te ondersteunen bij het verwerken van het verlies en het handhaven van het respect en de waardigheid van de overledene. Door het naleven van deze richtlijnen wordt ervoor gezorgd dat het overlijden op een adequaat en professionele manier wordt omarmd.