Vanderkamp City Swim Zwolle: Zwemtocht voor Goed Doel in de Mooiste Stadsgracht van Nederland
september 23, 2025
Het archiefbeheer in Zwolle speelt een centrale rol in de bewaring en toegankelijkheid van overheidsinformatie en cultureel erfgoed. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de archiefverordening van de gemeente Zwolle, de rol van Collectie Overijssel en de toegankelijkheid van archieven voor het publiek. Deze onderwerpen zijn van essentieel belang voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van Zwolle en Overijssel, of die onderzoek wil doen in overheidsdocumenten.
De Archiefverordening van de Gemeente Zwolle
De gemeente Zwolle heeft in 2017 een nieuwe archiefverordening vastgesteld, die het beheer, de bewaring en het toezicht op archieven regelt. Deze verordening is een uitbreiding en vervanging van de eerdere Document- en Archiefverordening Zwolle uit 2005. De verordening bevat een aantal hoofdstukken en artikelen die het kader voor archieven en informatiebeheer bepalen.
Algemene bepalingen en terminologie
In hoofdstuk I van de verordening worden de relevante termen gedefinieerd. De "wet" verwijst naar de Archiefwet 1995. "Informatie" betekent archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet. Deze informatie bestaat uit gegevens die vastgelegd zijn op informatiedragers en die verband houden met de taken en werkprocessen van de gemeente. "Gemeentelijke organen" zijn overheidsorganen die behoren tot de gemeente Zwolle.
De verordening legt uit dat verbonden partijen, zoals instellingen die samenwerken met de gemeente, afspraken moeten maken die in lijn zijn met deze verordening en het beleid van de gemeente op het gebied van archivering en informatiebeheer.
Toezicht en beheer van archieven
Hoofdstuk III van de verordening regelt het toezicht op het beheer van informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De archivaris is verantwoordelijk voor het toezicht op het beheer van deze informatie. Indien nodig, kan de archivaris de taak van toezicht overdragen aan medewerkers die hierin voldoende deskundig zijn. De beheerder is verplicht om de nodige informatie aan de archivaris of zijn vertegenwoordigers te verstrekken om het toezicht effectief te kunnen uitvoeren.
Afspraken met verbonden partijen
In hoofdstuk V wordt aandacht besteed aan de afspraken met verbonden partijen. Wanneer een verbonden partij een gemeentelijke taak uitoefent en daardoor archiefvorming ontstaat, worden er aanvullende afspraken gemaakt in een dienstverleningsovereenkomst. Deze afspraken moeten conform zijn met de verordening, de daaruit voortvloeiende regelingen en het beleid van de gemeente.
Verbonden partijen kunnen, na overleg met de gemeente, wijzigingen aanbrengen in de locatie of uitrusting van hun archiefbewaarplaats. Dit moet echter binnen de wettelijke kaders plaatsvinden en enkel van toepassing zijn op de archiefbescheiden waarvoor de gemeente zorgdrager is. Verbonden partijen zijn bovendien verplicht om wijzigingen in het openbaarheidsregime te melden aan elkaar.
Beschikbaarstelling van gegevens
Hoofdstuk IV van de verordening regelt het beschikbaarstellen van gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen en uploaden van gegevens voor de gemeenteraad en het interbestuurlijk archieftoezicht. Voor deze taak wordt gebruik gemaakt van een informatiesysteem dat ter beschikking staat van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten of diens opvolger.
Aanwijzing van een archiefbewaarplaats
In artikel 9 wordt bepaald dat burgemeester en wethouders een archiefbewaarplaats, inclusief een E-depot, aanwijzen. Deze locatie is van essentieel belang voor de bewaring van archiefbescheiden. De verordening zorgt dat er duidelijke richtlijnen zijn voor de aanwijzing en beheer van deze bewaarplaatsen.
Collectie Overijssel en het archievenbeheer in Overijssel
Naast de lokale regelgeving van de gemeente Zwolle, speelt Collectie Overijssel een cruciale rol in het archievenbeheer in de regio. Deze archieforganisatie is verantwoordelijk voor het beheren en ter beschikking stellen van archieven van de gemeenten Deventer, Zwolle, Dalfsen, Olst-Wijhe, Ommen en Zwartewaterland, evenals van waterschap Drents-Overijsselse-Delta, Provincie Overijssel en Rijksdiensten die in de provincie werkzaam zijn.
Doel en missie van Collectie Overijssel
Collectie Overijssel heeft de wettelijke taak om archieven en collecties voor altijd te bewaren en toegankelijk te houden. Dit is niet alleen een verantwoordelijkheid, maar ook een bijdrage aan de transparantie van de overheid en de democratie. Elke inwoner van Nederland heeft het recht om informatie van en over de overheid in te zien, zonder drempels. Collectie Overijssel zorgt ervoor dat deze toegankelijkheid mogelijk is.
Kerntaken en activiteiten
De kerntaken van Collectie Overijssel zijn het beheren, toegankelijk maken en ter beschikking stellen van archieven en collecties. De organisatie biedt onder andere een Snelle Scanservice waarmee archiefstukken binnen twee weken gratis worden gescand. Ook is het mogelijk om archiefstukken in te zien op de studiezalen in Deventer en Zwolle. In Zwolle ontvangt de organisatie bezoekers op afspraak in het ANNO Stadsmuseum Zwolle.
Daarnaast heeft Collectie Overijssel een collectie van ongeveer 26 kilometer aan archieven, die niet alleen overheidsdocumenten omvatten, maar ook archieven van families, bedrijven, scholen, kerken, sportverenigingen en culturele organisaties. Deze collectie is een uniek historisch en cultureel erfgoed dat voor altijd bewaard moet blijven.
Toegankelijkheid en innovatie
Collectie Overijssel streeft naar een drempelloze en gebruiksvriendelijke toegang tot archieven en collecties. Dit gebeurt met behulp van innovatie en duurzaamheid. De organisatie investeert continu in technologie en methoden om de toegankelijkheid van de collectie te verbeteren. Daarnaast houdt de organisatie zich niet bezig met het vertellen van historische verhalen, maar zorgt ze ervoor dat iedereen de bronnen heeft om zelf verhalen te maken.
Publicatie en voorbeelden
Een recent voorbeeld van het werk van Collectie Overijssel is de terugkeer van de zilveren troffel van Thorbecke in Zwolle, zoals gerapporteerd in het nieuws van 9 september 2025. Ook zijn er nieuwe archieftoegangen gemeld in augustus 2025, en wordt er op 31 oktober 2025 een lezing gegeven over "Oud & Nieuw in het Hart van Zwolle – De Wheeme en het Stadhuis".
Toegang tot archieven voor het publiek
Zowel de gemeente Zwolle als Collectie Overijssel zorgen ervoor dat het publiek eenvoudig toegang heeft tot archieven. Voor onderzoekers en particulieren zijn er verschillende opties om archiefstukken in te zien of te gebruiken.
Studiezalen en openingstijden
In Zwolle en Deventer zijn er studiezalen waar archiefstukken en collecties kunnen worden bekeken. Deze ruimtes zijn ingericht voor onderzoek en bieden faciliteiten zoals scanners, computers en naslagwerken. In Zwolle is het ANNO Stadsmuseum de plek waar bezoekers op afspraak archiefstukken kunnen bekijken. In Deventer zijn de openingstijden en faciliteiten vergelijkbaar.
Digitale toegang en open data
Ook op digitale vlak zorgen beide organisaties voor toegankelijkheid. De Snelle Scanservice van Collectie Overijssel maakt het mogelijk om specifieke archiefstukken te aanvragen, en binnen twee weken gratis terug te krijgen. Daarnaast zijn er open dataprojecten waarin digitale archieven en collecties beschikbaar worden gesteld voor het publiek.
Vragen en hulp bij onderzoek
Voor mensen die niet weten waar ze beginnen met archievenonderzoek, bieden zowel de gemeente Zwolle als Collectie Overijssel hulp. Op de websites van beide organisaties zijn FAQ-lijsten beschikbaar, en is er contactmogelijkheid met medewerkers die ervaring hebben met archievenonderzoek.
Conclusie
De archieven in Zwolle vormen een belangrijk historisch en administratief erfgoed dat zorgvuldig wordt bewaard en toegankelijk gehouden. De archiefverordening van de gemeente Zwolle en de activiteiten van Collectie Overijssel zorgen ervoor dat dit erfgoed beschikbaar is voor zowel onderzoekers als het brede publiek. Door middel van moderne technologie, digitale toegang en studiezalen kunnen iedereen de geschiedenis van Zwolle en Overijssel ontdekken en verder onderzoeken.
Het behoud van archieven is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een maatschappelijke taak die bijdraagt aan de transparantie van de overheid en het behoud van cultureel erfgoed. Voor toeristen en inwoners is dit een unieke kans om inzicht te krijgen in de geschiedenis van Zwolle en Overijssel, en eventueel zelf historische verhalen te ontdekken en te vertellen.