Tips voor een goedkope vakantie in Nederland: Slim en budgetvriendelijk genieten van de zomer
juli 21, 2025
Microsoft Teams is tegenwoordig een essentieel hulpmiddel in zowel het onderwijs als het bedrijfsleven. Het faciliteert samenwerking, communicatie en organisatie op een efficiënte en toegankelijke manier. In deze gids wordt een reeks aanbevolen procedures en praktische tips besproken die kunnen helpen bij het gebruik van Microsoft Teams, met een focus op toegankelijkheid, samenwerking en productiviteit. Deze informatie is gebaseerd op betrouwbare bronnen en best practices die zijn verzameld uit de gegevens die beschikbaar zijn.
Inleiding
Microsoft Teams is ontworpen als een platform dat communicatie en samenwerking faciliteert, ongeacht de locatie van de gebruikers. Voor zowel scholen als bedrijven is het belangrijk dat Teams op een inclusieve manier wordt ingezet, zodat alle deelnemers – inclusief doven en slechthorenden – volledig kunnen deelnemen aan vergaderingen en andere gebeurtenissen. Daarnaast is het even belangrijk om het gebruik van het platform te organiseren zodat communicatie efficiënt en overzichtelijk blijft.
In deze gids worden aanbevolen procedures besproken, zoals het schakelen van video, het dempen van geluid, het gebruik van bijschriften en het delen van vergaderopnames. Ook worden praktische tips gegeven voor het aanmaken van teams en kanalen in onderwijssituaties, het gebruik van chatgroepen, het beheren van meldingen en het delen van bestanden. Deze tips en trucs zijn van toepassing op zowel scholen als bedrijven en kunnen bijdragen aan een betere samenwerking en toegankelijkheid.
Toegankelijkheid bij vergaderingen
Een van de belangrijkste aspecten bij het gebruik van Microsoft Teams is het zorgen voor toegankelijkheid voor alle deelnemers. Dit betreft niet alleen visuele toegankelijkheid, maar ook het vermijden van technische obstakels die kunnen belemmeren.
Video gebruiken tijdens het spreken
Een aanbevolen procedure is om video in te schakelen tijdens het spreken. Dit is vooral belangrijk voor deelnemers die doof of slechthorend zijn, omdat ze lippen kunnen lezen. Het schakelen van video kan eenvoudig worden gedaan met de toetscombinatie Ctrl+Shift+O. Het is verder aan te raden om video niet alleen in te schakelen wanneer men spreekt, maar ook om het zichtbaar te houden voor anderen om de betrokkenheid en non-verbale communicatie te bevorderen.
Geluid dempen wanneer niet gesproken wordt
Om onnodig achtergrondgeluid te voorkomen, is het aan te raden om de microfoon te dempen wanneer men niet spreekt. Dit kan worden gedaan met de toetscombinatie Ctrl+Shift+M. Het dempen van geluid helpt bij het voorkomen van overlast en zorgt voor een heldere akoestiek tijdens de vergadering. Bovendien helpt het bij het voorkomen van onbedoelde interventies of storingen.
Vermijd meerdere sprekers tegelijk
Het vermijden van meerdere sprekers tegelijk is essentieel voor duidelijke communicatie. Wanneer meerdere personen tegelijk spreken, is het voor doven en slechthorenden vaak niet mogelijk om het signaal helder te volgen. Daarom is het aan te raden om een gestructureerde aanpak te hanteren waarbij sprekers één voor één hun opmerkingen maken. Dit helpt bij het voorkomen van verwarring en zorgt voor een soepelere stroom van communicatie.
Identificatie vooraf aan het spreken
Het is aan te raden om zichzelf te identificeren voordat men een opmerking maakt. Dit maakt het eenvoudiger voor andere deelnemers om de discussie te volgen, vooral zonder visuele of geluidsindicatoren. Het gebruik van duidelijke en korte uitspraken helpt bij het verhinderen van verwarring. Bovendien is het aan te raden om langzaam en duidelijk te spreken om de leesbaarheid van bijschriften en lippenlezen te verbeteren.
Bijschriften en opnames
Het gebruik van live bijschriften is een essentieel hulpmiddel voor toegankelijkheid. Zorg ervoor dat alle opnames van vergaderingen of gebeurtenissen zijn voorzien van tijd-gesynchroniseerde bijschriften. Dit maakt het mogelijk voor deelnemers om terug te kijken op bepaalde segmenten van de vergadering en belangrijke punten te herbeoordelen. Bovendien is het opnemen en delen van vergaderingen belangrijk voor het zorgen van documentatie en transparantie.
Zie de officiële ondersteuningpagina van Microsoft Teams voor meer informatie over het opnemen van vergaderingen en gebeurtenissen.
Aanbevolen achtergronden
Het kiezen van een duidelijke achtergrond is belangrijk voor de visuele toegankelijkheid. Wanneer deelnemers of presentatoren ondertekenen, is het aan te raden om een achtergrond te gebruiken die duidelijk is en bewegingen niet verstoort. Vermijd het vervagen van de achtergrond, omdat dit visuele signalen kan belemmeren. Zie de ondersteuningpagina van Microsoft Teams voor meer informatie over het wijzigen of vervagen van achtergronden.
Het aanmaken en beheren van teams en kanalen in onderwijssituaties
Bij het gebruik van Microsoft Teams in onderwijssituaties is het aan te raden om een consistente en duidelijke naamgeving te hanteren voor teams en kanalen. Dit helpt bij het beheren van communicatie en het voorkomen van verwarring.
Consistente naamgeving
Schoolgegevenssynchronisatie (SDS) is een aanbevolen methode om teams aan te maken. SDS is een gratis service die roosters en namen uit het SIS (Student Information System) ophaalt. Hierdoor wordt een consistente naamgeving gegarandeerd over het hele district. Lidmaatschappen worden automatisch bijgewerkt wanneer leerlingen of studenten van klas of school veranderen.
Voorbeelden van naamgeving
Voor teams die betrekking hebben op afdelingen of PLC (Professional Learning Community) teams, zijn de volgende aanbevolen naamgevingen:
- Vakonderwerpnaam + klasjaar + schoollocatie (bijvoorbeeld: Natuurkunde 2018 Pineview)
- Bouwcode of naam + afdelings- of cijferniveau (bijvoorbeeld: PHS 7)
- Schoolcode en afdeling (bijvoorbeeld: afdeling PHS-geschiedenis)
Voor scholenteams is het aan te raden om de naam van de school te voorzien, bijvoorbeeld met een voorvoegsel van de initialen van de school (bijvoorbeeld: PHS).
Voor klasteams zijn de volgende aanbevolen benamingen:
- Schoolcode + vaktijdtabelcode + jaar (bijvoorbeeld: PHS 11PH1 18-19)
- Achtervoegsel per jaar voor eenvoudige archivering (bijvoorbeeld: 2018-19)
- Initialen van school + naam docent + klasnaam (bijvoorbeeld: PHS Asher Adv Eng 11A)
Het beginnen met de achternaam van de docent helpt bij het eenvoudig zoeken naar klas op naam.
Voorbeeldscenario's voor het aanmaken van teams
Teams for Education biedt voorbeeldscenario’s voor het aanmaken van teams en kanalen in onderwijssituaties. Deze scenario’s houden rekening met doelstellingen voor afdelingen, scholen of districts en helpen bij het bepalen van rapportageverantwoordelijkheden, communicatieflux en organisatie van bestanden en apps.
In de volgende tabel zijn enkele voorbeelden van teams, leden, rollen en kanalen weergegeven:
| Team | Leden/rollen | Kanalen | Bestanden en apps | Voordelen |
|---|---|---|---|---|
| Schoolbestuur | Schoolbestuursvoorzitter, leden en curatoren | Aankondigingen, vergaderingen, agenda's en tijdlijnen | Bestanden met rapportage en documentatie | Betere communicatie en transparantie |
| Ministerie van Onderwijs | Commissievoorzitters, superintendents | Kanalen voor districten, provincies, organisaties | Bestanden met onderwijsinitiatieven | Centraal beheer van onderwijsdoelen |
Zie het ondersteuningdocument van Microsoft Teams voor meer informatie over het aanmaken en beheren van teams en kanalen.
Praktische tips voor het gebruik van Teams
Naast de aanbevolen procedures voor toegankelijkheid en samenwerking zijn er ook een aantal praktische tips die kunnen helpen bij het gebruik van Microsoft Teams in het dagelijks werk.
Chatgroepen aanmaken en beheren
Chatgroepen kunnen worden gebruikt om kleine dienstberichten met collega's te delen. Het aanmaken van een chatgroep is eenvoudig en kan worden gedaan door een groep vast te zetten in Teams. Dit maakt het eenvoudiger om terug te vinden. Een chatgroep kan worden vastgezet met de volgende stappen:
- Open de chatgroep.
- Klik op het pictogram voor het vaste zetten (pin).
- De groep verschijnt nu bovenaan in de lijst met chats.
Berichten opslaan en herlezen
Soms is het handig om berichten op te slaan voor later herlezen of verwerken. In Teams is dit mogelijk door het gebruik van de optie "saved". Berichten kunnen worden opgeslagen via het profiel van de gebruiker en worden daarna weergegeven in een aparte lijst. Een opgeslagen bericht kan worden verwijderd uit de lijst met behulp van het "unsave"-vlaggetje.
Het delen van e-mails in een kanaal
Het delen van e-mails in een kanaal is een handige functie om externe partijen of klanten betrokken te houden bij de communicatie. Aangezien drag-and-drop in Teams nog niet altijd even eenvoudig is, is er een alternatief: het direct versturen van e-mails naar een kanaal. Dit is nuttig om bijvoorbeeld een klant of extern persoon iets te laten toevoegen aan een kanaal of om een belangrijke e-mail direct met het team te delen.
Het beheren van beschikbaarheid
Het beheren van de beschikbaarheid is belangrijk voor het voorkomen van verwarring bij collega's. In Teams is het mogelijk om de status van de gebruiker aan te passen, bijvoorbeeld naar "afwezig" of "bezeten". Daarnaast is het mogelijk om een aangepast bericht te creëren waarmee collega's worden getagged. Wanneer een collega contact wil opnemen, ziet hij direct het bericht dat de gebruiker niet beschikbaar is.
Urgente berichten
Het versturen van een urgent bericht is aan te raden wanneer belangrijke aandacht nodig is. Buiten het taggen van het team of kanaal is het ook mogelijk om een bericht extra urgentie te geven. Dit kan zowel in een post als in een chat gesprek door gebruik te maken van de toetscombinatie Ctrl + Shift + I. Hierdoor krijgt het bericht een uitroepteken, de melding “IMPORTANT!” en een melding voor de betrokken personen.
Samenwerken met de Planner-app
De Planner-app in Teams is een waardevolle tool om taken samen te brengen uit verschillende core applicaties. Het gebruik van Planner helpt bij het beheren van taken, deadlines en projecten op een overzichtelijke manier. Het is aan te raden om deze app volledig te integreren in het gebruik van Teams om samenwerking en productiviteit te verbeteren.
Conclusie
Microsoft Teams is een krachtig platform dat zowel in onderwijs- als bedrijfsomgevingen kan worden ingezet om samenwerking, communicatie en organisatie te verbeteren. Het is essentieel om de aanbevolen procedures en praktische tips te volgen om toegankelijkheid te waarborgen en productiviteit te verbeteren. Het beheren van teams, kanalen, chatgroepen en meldingen helpt bij het voorkomen van verwarring en het creëren van een efficiënte communicatiestructuur.
Door het toepassen van de hierboven genoemde tips en trucs kan Teams worden ingezet op een manier die niet alleen inclusief is, maar ook effectief en efficiënt. Of het nu gaat om scholen of bedrijven, het gebruik van Microsoft Teams kan worden geoptimaliseerd met een duidelijke aanpak en een focus op samenwerking.