Unieke en bijzondere overnachtingen in Nederland: Ontdek de mooiste verblijven voor een onvergetelijke vakantie
juli 19, 2025
Microsoft Outlook is een van de meest gebruikte softwaretoepassingen op de Nederlandse werkplek. Het helpt gebruikers bij het beheren van e-mails, agenda’s, contactpersonen en taken. Toch weten veel mensen slechts een fractie van de mogelijkheden die Outlook biedt. Met de juiste tips en trucs kun je je productiviteit aanzienlijk verbeteren en kostbare tijd besparen. In dit artikel presenteren we 25 handige Outlook tips, gebaseerd op betrouwbare bronnen, om jouw dagelijkse werkstroom soepeler te maken.
Werkuren aanpassen aan jouw agenda
Als je niet de hele week werkt of niet altijd van 08:30 tot 17:00, kun je je agenda aanpassen aan jouw werktijden. Dit voorkomt dat collega’s jou op de verkeerde tijd uitnodigen voor vergaderingen, omdat je agenda dan duidelijk aangeeft wanneer je beschikbaar bent.
Hoe stel je dit in?
Ga naar Bestand > Opties > Agenda > Agendaopties > Werkuren en locatie.
Gebruik van snelle stappen
Snelle stappen zijn een handige manier om vaak voorkomende taken met één klik uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het doorsturen van e-mails, het verplaatsen van e-mails naar een specifieke map of het markeren van e-mails als gelezen of ongelezen.
Hoe stel je dit in?
Ga naar het tabblad Start en kijk onder Snelle stappen. Klik op Nieuwe snelle stap om je eigen aangepaste actie te maken.
Verwijder oude en verkeerde mailadressen
Als je een e-mail per ongeluk naar het verkeerde adres stuurt, is het belangrijk om dit adres direct te verwijderen uit je contactlijst. Dit voorkomt dat het opnieuw gebeurt en je professioneel overkomt.
Hoe doe je dit?
Linksonder zoek je de navigatiebalk en klik op het icoon van de twee poppetjes. Verwijder daar het mailadres dat niet correct is.
Sleep e-mails naar je takenlijst
Als je een e-mail hebt die je als een taak moet afhandelen, kun je deze gewoon naar je takenlijst slepen. Dit helpt je om je inbox te ontdoen van e-mails die nog moeten worden verwerkt en je takenlijst te vullen met acties die je moet uitvoeren.
Maak een lijst van ontvangers aan in Outlook
Als je vaak e-mails stuurt naar dezelfde groep mensen, kun je een lijst van ontvangers aanmaken. Dit bespaart tijd bij het schrijven van e-mails en voorkomt dat je verkeerd typt of een persoon vergeet.
Hoe stel je dit in?
Gebruik de functie Groep contactpersonen maken en mailen, zoals uitgelegd in bron [4].
Voeg een poll toe aan je e-mail
Een handige functie in Outlook is het toevoegen van een poll aan je e-mail. Dit is een snelle manier om feedback te verzamelen van collega’s of contactpersonen.
Hoe voeg je dit toe?
Start een mail > Invoegen > Poll.
Bron [2] legt dit uit in detail.
Instellen van handtekeningen voor meerdere e-mailadressen
Als je meerdere e-mailadressen gebruikt, kun je voor elk adres een eigen handtekening instellen. Dit zorgt voor een professionele indruk bij iedere e-mail die je stuurt.
Hoe stel je dit in?
Ga naar Bestand > Opties > Mail > Handtekeningen. Koppel elke handtekening aan het juiste e-mailadres.
Gebruik van ‘Find time’ voor het plannen van vergaderingen
De functie Find time helpt je om een geschikt moment te vinden voor een vergadering met meerdere personen. Outlook zoekt automatisch naar tijden waarop alle betrokkenen beschikbaar zijn.
Bron [2] noemt dit als een van de 20 tijdbesparende tips.
Aanpassen van meldingen
Als je te veel e-mails of meldingen ontvangt, kun je deze aanpassen om alleen de belangrijkste te ontvangen. Dit vermijdt overlast en zorgt voor een rustiger werkomgeving.
Hoe stel je dit in?
Ga naar Bestand > Opties > Mail > Meldingen.
Instellen van regels voor automatische hulp
Met regels in Outlook kun je e-mails automatisch verwerken. Denk aan het verplaatsen van e-mails naar een bepaalde map, het toevoegen van labels of het zetten van een herinnering.
Hoe stel je dit in?
Ga naar Postvak IN > Regels > Nieuwe regel.
Bron [4] legt dit uit.
Gebruik van meerdere agenda’s
Als je meerdere agenda’s hebt, bijvoorbeeld voor je werk, privé en projecten, kun je deze allemaal in Outlook samenvoegen. Dit geeft je een overzicht van je volledige agenda.
Hoe stel je dit in?
Gebruik de optie Meerdere agenda’s samenvoegen.
Bron [2] vermeldt dit.
Instellen van een extra kalender met feestdagen
Het toevoegen van een extra kalender met feestdagen helpt je om belangrijke data niet te vergeten, zoals verjaardagen of vakantiedagen.
Hoe stel je dit in?
Gebruik de functie Extra kalender met feestdaten tonen in Outlook.
Bron [2] geeft dit aan.
Een e-mail als taak toevoegen
Als je een e-mail hebt die je moet afhandelen, kun je deze eenvoudig omzetten naar een taak. Dit zorgt ervoor dat je takenlijst compleet blijft en je inbox leeg.
Hoe doe je dit?
Klik op de e-mail en gebruik de optie Mail omzetten in taak.
Bron [4] legt dit uit.
Gebruik van de functie ‘Mijn dag’
De functie Mijn dag geeft je een overzicht van je belangrijkste activiteiten, e-mails en agenda’s. Dit helpt je om je dag goed te plannen en te organiseren.
Hoe stel je dit in?
Gebruik Outlook ‘Mijn dag’.
Bron [2] vermeldt dit.
E-mail versturen naar een kanaal in Teams
Als je gebruik maakt van Microsoft Teams, kun je e-mails direct naar een kanaal versturen. Dit faciliteert samenwerking en voorkomt dat mensen e-mails missen.
Hoe stel je dit in?
Gebruik Een mail versturen naar een kanaal in Teams.
Bron [2] legt dit uit.
Gebruik van de functie ‘Delay delivery’
Als je een e-mail niet direct wilt versturen, kun je deze uitstellen tot een later tijdstip. Dit is handig als je een collega niet wilt storen of als je de e-mail pas wilt versturen op een specifiek moment.
Hoe stel je dit in?
In de Outlook desktop app: ga naar Opties > Delay delivery.
In de webapp: gebruik het vinkje naast de verzendknop.
Bron [2] vermeldt dit.
Instellen van een donker thema
Als je last hebt van lichte kleuren op je scherm, kun je een donker thema instellen in Outlook. Dit zorgt voor een lagere belasting voor je ogen.
Hoe stel je dit in?
Ga naar Bestand > Office account > Thema aanpassen.
Bron [2] en [5] geven dit aan.
Gebruik van handtekeningen voor alle e-mailadressen
Als je meerdere e-mailadressen gebruikt, kun je handtekeningen voor elk adres instellen. Dit zorgt voor een professionele indruk en voorkomt fouten.
Hoe stel je dit in?
Ga naar Bestand > Opties > Mail > Handtekeningen.
Bron [2] legt dit uit.
Gebruik van ‘Quick Parts’
Quick Parts zijn vooraf gedefinieerde blokken tekst die je snel kunt invoegen in e-mails. Denk bijvoorbeeld aan procedures, formulieren of routebeschrijvingen.
Hoe stel je dit in?
Gebruik Quick parts.
Bron [2] vermeldt dit.
Gebruik van ‘Alles over Outlook’
Als je meer wilt weten over de mogelijkheden van Outlook, kun je het artikel ‘Alles over Outlook’ raadplegen. Hierin staan handige tips en trucs voor vensters, weergaven, vergaderingen en meer.
Bron [4] vermeldt dit.
Gebruik van ‘Minder in je mail’
Het idee achter ‘Inbox zero’ is dat je je inbox leeg houdt door e-mails alleen een paar keer per dag te verwerken. Dit bespaart tijd en zorgt voor een overzichtelijk postvak.
Bron [3] legt dit uit.
Gebruik van ‘E-mailberichten vastmaken’
Als je een belangrijk e-mailbericht niet kwijt wilt raken, kun je deze vastmaken bovenaan je postvak IN.
Hoe stel je dit in?
Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies ‘Vastmaken’.
Bron [5] vermeldt dit.
Gebruik van ‘Mailtemplates met snelonderdelen’
Als je vaak dezelfde tekst gebruikt in je e-mails, kun je deze opslaan als een snelonderdeel. Dit bespaart tijd bij het schrijven van e-mails.
Hoe stel je dit in?
Gebruik Mailtemplates met snelonderdelen.
Bron [5] legt dit uit.
Gebruik van ‘E-mails uitstellen’
Als je een e-mail niet direct wilt versturen, kun je deze uitstellen tot een later tijdstip. Dit helpt je om e-mails op het juiste moment te versturen.
Hoe stel je dit in?
Gebruik de functie Verzenden uitstellen.
Bron [5] vermeldt dit.
Gebruik van ‘Gesprekken negeren’
Als je een e-mailthread wilt negeren, kun je deze uit de overzichtsweergave verwijderen. Dit zorgt ervoor dat je alleen belangrijke gesprekken ziet.
Hoe stel je dit in?
Gebruik Gesprekken negeren.
Bron [5] legt dit uit.
Gebruik van ‘Donkere modus’
De donkere modus is handig als je last hebt van lichte kleuren. Deze modus zorgt voor een lagere belasting voor je ogen.
Hoe stel je dit in?
Gebruik Donkere modus inschakelen.
Bron [5] vermeldt dit.
Conclusie
Microsoft Outlook biedt een schat aan functies die je productiviteit aanzienlijk kunnen verbeteren. Door de juiste tips en trucs te gebruiken, kun je je dagelijkse werkstroom soepeler maken en kostbare tijd besparen. Of je nu je inbox beter wilt organiseren, sneller wilt reageren op e-mails of je agenda overzichtelijk wilt houden, deze tips zijn onmisbaar. Maak er gebruik van en haal het maximale uit Outlook!