Microsoft Outlook 2016: Tips en Handleiding om E-mail te Slaan als PDF in het Nederlands

Microsoft Outlook is een veelgebruikt programma voor e-mailbeheer en agenda-organisatie. In dit artikel tonen we u hoe u e-mailberichten in Outlook 2016 kunt opslaan als PDF-bestanden. Dit is handig om e-mails te bewaren, te delen of voor archiefdoeleinden. We geven stapsgewijze uitleg voor zowel Windows- als Mac-gebruikers en bespreken de voordelen van het gebruik van hulpprogramma's zoals Wondershare PDFelement.

E-mailberichten opslaan als PDF in Outlook 2016 (Windows)

Hoewel Outlook 2016 geen ingebouwde optie heeft om e-mails direct als PDF op te slaan, kunt u dit doen via de afdrukfunctie. Hier lees u hoe u een e-mailbericht kunt afdrukken naar PDF:

1. Open het e-mailbericht dat u wilt opslaan als PDF in Outlook.
2. Klik op Bestand > Afdrukken.
3. In het dialoogvenster Afdrukken, selecteert u Microsoft Print to PDF of een andere PDF-printer zoals Wondershare PDFelement.
4. Klik op Afdrukken.
5. Kies een map om het PDF-bestand op te slaan en voer een bestandsnaam in.
6. Klik op Opslaan.

Voordelen van het gebruik van PDFelement

PDFelement is een krachtig hulpprogramma dat u kunt gebruiken om Outlook-e-mails en bijlagen naar PDF te converteren. Met PDFelement kunt u ook meerdere e-mails combineren in één PDF-bestand, e-mails bewerken en beveiligen met encryptie. Dit maakt het ideaal voor professionele en persoonlijke archivering.

1. E-mail en bijlagen converteren naar PDF

   • PDFelement ondersteunt het converteren van e-mails en bijlagen zoals Word, Excel en PowerPoint-bestanden naar PDF.
   • U kunt e-mails gemakkelijk naar PDF afdrukken en deze vervolgens bewerken.

2. Meerdere e-mails combineren in één PDF-bestand

   • Als u meerdere e-mails wilt bewaren in één document, kunt u PDFelement gebruiken om ze te combineren.
   • Dit is handig voor administratie of voor het maken van dossiers.

3. Bewerken van PDF-bestanden

   • U kunt tekst toevoegen, pagina’s verwijderen of herschikken.
   • PDFelement ondersteunt ook het toevoegen van stempels en handtekeningen.

4. Beveiliging van PDF-bestanden

   • Gevoelige informatie kunt u beveiligen met encryptie.
   • Dit voorkomt ongeoorloofde toegang tot belangrijke documenten.

E-mailberichten opslaan als PDF in Outlook 2016 (Mac)

Voor Mac-gebruikers is de procedure iets anders, maar even eenvoudig:

1. Open het e-mailbericht in Outlook.
2. Klik op Bestand > Afdrukken.
3. In het dialoogvenster Afdrukken, selecteert u Opslaan als PDF in het vervolgkeuzemenu.
4. Kies een locatie om het PDF-bestand op te slaan en voer een bestandsnaam in.
5. Klik op Opslaan.

Voordelen van het gebruik van PDFelement op Mac

Net als op Windows biedt PDFelement ook op Mac krachtige functies:

1. E-mails en bijlagen converteren naar PDF

   • U kunt e-mails en bijlagen gemakkelijk converteren naar PDF.
   • Dit is handig voor het maken van digitale archieven of het delen van documenten.

2. Bewerken en annoteren van PDF’s

   • Voeg tekst, stempels of handtekeningen toe.
   • U kunt PDF’s annoteren en opmerkingen toevoegen.

3. Beveiliging en encryptie

   • PDFelement ondersteunt encryptie voor het beveiligen van gevoelige informatie.

Handige Outlook-tips voor efficiënt werken

Naast het opslaan van e-mails als PDF zijn er ook andere handige tips in Outlook die u kunnen helpen om sneller en efficiënter te werken.

1. E-mailberichten vastmaken

Als u belangrijke e-mails of e-mailthreads wilt behouden, kunt u deze vastmaken:

1. Klik met de rechtermuisknop op een e-mailbericht.
2. Kies Vastmaken.
3. Het bericht verschijnt bovenaan in Postvak IN.

2. Snelonderdelen gebruiken

Snelonderdelen zijn handig als u vaak dezelfde tekst gebruikt in e-mails:

1. Klik op Opties in het e-mailvenster.
2. Selecteer Snelonderdeel toevoegen.
3. Voer de tekst in die u wilt opslaan.
4. Gebruik het snelonderdeel in toekomstige e-mails door op de knop te klikken.

3. Verzenden uitstellen

Als u geen haast heeft om een e-mail te versturen, kunt u het verzenden uitstellen:

1. Klik op Verzenden in de e-mailcompositie.
2. U ziet een bevestigingsvenster waarin u kunt kiezen om de e-mail direct te verzenden of uit te stellen.
3. Kies Uitstellen en bepaal wanneer u wilt dat de e-mail wordt verzonden.

4. Gesprekken negeren

Als u niet wilt dat een e-mailthread in uw Postvak IN blijft verschijnen, kunt u deze negeren:

1. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail.
2. Kies Gesprek negeren.
3. De e-mailthread wordt verplaatst naar de map Negeren en blijft niet in Postvak IN verschijnen.

Automatisch opslaan van concepten

Outlook slaat concepten automatisch op, wat handig is als u e-mails wilt voltooien later:

1. Een concept wordt opgeslagen in de map Concepten.
2. Elke 30 seconden wordt automatisch een concept opgeslagen.

3. U kunt ook handmatig een concept opslaan:

   • Klik op Opties > Concept opslaan.

Veiligheid van e-mails

Het is belangrijk om te weten dat u geacht wordt om voorzichtig te zijn met e-mails die verdacht kunnen lijken. Sommige e-mails kunnen spookfacturen zijn, zoals een mailtje met een PDF-bestand van NL Domein Host:

• E-mailadres: [email protected]
• Omschrijving: Een mail met een PDF-bestand over een domeinregistratie, vaak met een bedrag dat niet afkomstig is van de werkelijke leverancier.

Als u zo’n mail ontvangt, is het verstandig om te Googlen of contact op te nemen met de leverancier om te verifiëren of de e-mail echt is. Let op het e-mailadres, want vervalsingen kunnen vaak herkend worden aan kleine fouten in de domeinnaam.

Conclusie

Microsoft Outlook 2016 biedt veel handige functies om e-mails te beheren, agenda’s te organiseren en communicatie efficiënter te maken. Hoewel Outlook geen ingebouwde optie heeft om e-mails direct als PDF op te slaan, kunt u dit doen via de afdrukfunctie of met behulp van hulpprogramma's zoals PDFelement. Deze software maakt het mogelijk om e-mails en bijlagen naar PDF te converteren, PDF-bestanden te bewerken en meerdere e-mails in één document te combineren.

Daarnaast zijn er handige tips in Outlook die u kunnen helpen om sneller en efficiënter te werken, zoals het vastmaken van belangrijke e-mails, het gebruik van snelonderdelen, het uitstellen van verzenden en het negeren van gesprekken. Het automatisch opslaan van concepten is ook een nuttige functie om e-mails later te kunnen voltooien.

Voor zowel Windows- als Mac-gebruikers is het opslaan van e-mails als PDF eenvoudig uit te voeren. Als u onverwachte e-mails ontvangt, zoals spookfacturen van NL Domein Host, is het verstandig om extra voorzichtig te zijn en de echtheid van de e-mail te controleren.

Met deze tips en technieken kunt u het beste uit Microsoft Outlook 2016 halen en uw werkstroom efficiënter maken.

Bronnen

1. Microsoft Support: Een Outlook-bericht opslaan als een EMF-bestand, een PDF-bestand of als concept
2. Hoe u Outlook-e-mails opslaat als PDF-bestanden
3. Outlook-tips die je veel tijd besparen
4. Meldpunt voor spookfacturen
5. 10 handige Microsoft Outlook-tips