Microsoft Outlook is een veelgebruikt programma voor e-mailbeheer en agenda-organisatie. In dit artikel tonen we u hoe u e-mailberichten in Outlook 2016 kunt opslaan als PDF-bestanden. Dit is handig om e-mails te bewaren, te delen of voor archiefdoeleinden. We geven stapsgewijze uitleg voor zowel Windows- als Mac-gebruikers en bespreken de voordelen van het gebruik van hulpprogramma's zoals Wondershare PDFelement.
E-mailberichten opslaan als PDF in Outlook 2016 (Windows)
Hoewel Outlook 2016 geen ingebouwde optie heeft om e-mails direct als PDF op te slaan, kunt u dit doen via de afdrukfunctie. Hier lees u hoe u een e-mailbericht kunt afdrukken naar PDF:
- Open het e-mailbericht dat u wilt opslaan als PDF in Outlook.
- Klik op Bestand > Afdrukken.
- In het dialoogvenster Afdrukken, selecteert u Microsoft Print to PDF of een andere PDF-printer zoals Wondershare PDFelement.
- Klik op Afdrukken.
- Kies een map om het PDF-bestand op te slaan en voer een bestandsnaam in.
- Klik op Opslaan.
Voordelen van het gebruik van PDFelement
PDFelement is een krachtig hulpprogramma dat u kunt gebruiken om Outlook-e-mails en bijlagen naar PDF te converteren. Met PDFelement kunt u ook meerdere e-mails combineren in één PDF-bestand, e-mails bewerken en beveiligen met encryptie. Dit maakt het ideaal voor professionele en persoonlijke archivering.
E-mail en bijlagen converteren naar PDF
- PDFelement ondersteunt het converteren van e-mails en bijlagen zoals Word, Excel en PowerPoint-bestanden naar PDF.
- U kunt e-mails gemakkelijk naar PDF afdrukken en deze vervolgens bewerken.
Meerdere e-mails combineren in één PDF-bestand
- Als u meerdere e-mails wilt bewaren in één document, kunt u PDFelement gebruiken om ze te combineren.
- Dit is handig voor administratie of voor het maken van dossiers.
Bewerken van PDF-bestanden
- U kunt tekst toevoegen, pagina’s verwijderen of herschikken.
- PDFelement ondersteunt ook het toevoegen van stempels en handtekeningen.
Beveiliging van PDF-bestanden
- Gevoelige informatie kunt u beveiligen met encryptie.
- Dit voorkomt ongeoorloofde toegang tot belangrijke documenten.
E-mailberichten opslaan als PDF in Outlook 2016 (Mac)
Voor Mac-gebruikers is de procedure iets anders, maar even eenvoudig:
- Open het e-mailbericht in Outlook.
- Klik op Bestand > Afdrukken.
- In het dialoogvenster Afdrukken, selecteert u Opslaan als PDF in het vervolgkeuzemenu.
- Kies een locatie om het PDF-bestand op te slaan en voer een bestandsnaam in.
- Klik op Opslaan.
Voordelen van het gebruik van PDFelement op Mac
Net als op Windows biedt PDFelement ook op Mac krachtige functies:
E-mails en bijlagen converteren naar PDF
- U kunt e-mails en bijlagen gemakkelijk converteren naar PDF.
- Dit is handig voor het maken van digitale archieven of het delen van documenten.
Bewerken en annoteren van PDF’s
- Voeg tekst, stempels of handtekeningen toe.
- U kunt PDF’s annoteren en opmerkingen toevoegen.
Beveiliging en encryptie
- PDFelement ondersteunt encryptie voor het beveiligen van gevoelige informatie.
Handige Outlook-tips voor efficiënt werken
Naast het opslaan van e-mails als PDF zijn er ook andere handige tips in Outlook die u kunnen helpen om sneller en efficiënter te werken.
1. E-mailberichten vastmaken
Als u belangrijke e-mails of e-mailthreads wilt behouden, kunt u deze vastmaken:
- Klik met de rechtermuisknop op een e-mailbericht.
- Kies Vastmaken.
- Het bericht verschijnt bovenaan in Postvak IN.
2. Snelonderdelen gebruiken
Snelonderdelen zijn handig als u vaak dezelfde tekst gebruikt in e-mails:
- Klik op Opties in het e-mailvenster.
- Selecteer Snelonderdeel toevoegen.
- Voer de tekst in die u wilt opslaan.
- Gebruik het snelonderdeel in toekomstige e-mails door op de knop te klikken.
3. Verzenden uitstellen
Als u geen haast heeft om een e-mail te versturen, kunt u het verzenden uitstellen:
- Klik op Verzenden in de e-mailcompositie.
- U ziet een bevestigingsvenster waarin u kunt kiezen om de e-mail direct te verzenden of uit te stellen.
- Kies Uitstellen en bepaal wanneer u wilt dat de e-mail wordt verzonden.
4. Gesprekken negeren
Als u niet wilt dat een e-mailthread in uw Postvak IN blijft verschijnen, kunt u deze negeren:
- Klik met de rechtermuisknop op de e-mail.
- Kies Gesprek negeren.
- De e-mailthread wordt verplaatst naar de map Negeren en blijft niet in Postvak IN verschijnen.
Automatisch opslaan van concepten
Outlook slaat concepten automatisch op, wat handig is als u e-mails wilt voltooien later:
- Een concept wordt opgeslagen in de map Concepten.
- Elke 30 seconden wordt automatisch een concept opgeslagen.
U kunt ook handmatig een concept opslaan:
- Klik op Opties > Concept opslaan.
Veiligheid van e-mails
Het is belangrijk om te weten dat u geacht wordt om voorzichtig te zijn met e-mails die verdacht kunnen lijken. Sommige e-mails kunnen spookfacturen zijn, zoals een mailtje met een PDF-bestand van NL Domein Host:
- E-mailadres: [email protected]
- Omschrijving: Een mail met een PDF-bestand over een domeinregistratie, vaak met een bedrag dat niet afkomstig is van de werkelijke leverancier.
Als u zo’n mail ontvangt, is het verstandig om te Googlen of contact op te nemen met de leverancier om te verifiëren of de e-mail echt is. Let op het e-mailadres, want vervalsingen kunnen vaak herkend worden aan kleine fouten in de domeinnaam.
Conclusie
Microsoft Outlook 2016 biedt veel handige functies om e-mails te beheren, agenda’s te organiseren en communicatie efficiënter te maken. Hoewel Outlook geen ingebouwde optie heeft om e-mails direct als PDF op te slaan, kunt u dit doen via de afdrukfunctie of met behulp van hulpprogramma's zoals PDFelement. Deze software maakt het mogelijk om e-mails en bijlagen naar PDF te converteren, PDF-bestanden te bewerken en meerdere e-mails in één document te combineren.
Daarnaast zijn er handige tips in Outlook die u kunnen helpen om sneller en efficiënter te werken, zoals het vastmaken van belangrijke e-mails, het gebruik van snelonderdelen, het uitstellen van verzenden en het negeren van gesprekken. Het automatisch opslaan van concepten is ook een nuttige functie om e-mails later te kunnen voltooien.
Voor zowel Windows- als Mac-gebruikers is het opslaan van e-mails als PDF eenvoudig uit te voeren. Als u onverwachte e-mails ontvangt, zoals spookfacturen van NL Domein Host, is het verstandig om extra voorzichtig te zijn en de echtheid van de e-mail te controleren.
Met deze tips en technieken kunt u het beste uit Microsoft Outlook 2016 halen en uw werkstroom efficiënter maken.